Espaço do Trabalhador: Em que você está perdendo tempo?

Déborah Salves

redacao@horasc.com.br

Muita gente chega ao final do dia com a sensação de que não conseguiu fazer nada no trabalho. Outras pessoas sentem que fizeram muito, mas ainda há uma lista enorme que ficou para o dia seguinte.

A dificuldade para gerenciar o tempo disponível pode ser uma das causas dessas situações. Conforme o coaching de performance Cláudio D’Amico, em tempos de crise as empresas costumam exigir mais desempenho de seus funcionários, ao mesmo tempo em que delegam a eles mais atividades.

O segredo está, então, em conseguir trabalhar melhor sem ter de fazer hora extra.

Confira as dicas:

1) Falta de Concentração

A principal perda de produtividade vem do retrabalho, já que a pessoa se distrai e precisa reencontrar o “fio da meada”.

Quem tende a se distrair com e-mails e outras atividades online precisa se disciplinar. A dica é determinar certas horas para olhar as mensagens ou notícias, por exemplo, e resistir à tentação mesmo que veja uma notificação.

Quem se dispersa com o movimento pode optar por virar a mesa para a parede, evitando que as mudanças no entorno fiquem no campo de visão. Fones de ouvido também podem ajudar.

2) Rigidez x Flexibilidade

O hábito de planejar o dia pode levar a perda produtividade quando contratempos atrapalham a agenda.

É preciso ter metas, mas deve haver equilíbrio entre flexibilidade para lidar com novas demandas e rigidez para descartar o que for menos prioritário.

3) Objetividade e Autodisciplina

Saber o que precisa ser feito e se guiar por essas metas é o segredo. O ideal é ter uma lista de coisas a fazer.

Quem não consegue dar conta precisa reavaliar se as tarefas são, mesmo, factíveis em um único dia. Às vezes, é melhor colocar menos metas diárias e se sentir realizado ao executar todas as atividades, em vez de colocar muitas e ficar frustrado por não conseguir.

4) Gestão centralizadora

Problema da classe de gestores é muito comum em funcionários promovidos por reconhecimento ao ótimo trabalho. Eles tendem a não confiar que os colegas podem desempenhar tão bem, tomando para si funções operacionais que não deveriam mais exercer.

Líderes devem lembrar que têm funções estratégicas, e não operacionais. Aqueles que não se portam dessa forma tendem a ser demitidos.

O segredo é investir o tempo necessário para ensinar os outros a fazerem tão bem quanto se espera, e dentro do prazo.

5) prioridades Estabelecidas

É preciso clareza sobre o que deve ser feito primeiro. O que é indevidamente relegado a segundo plano acaba virando urgente quando os prazos não são cumpridos.

Quem não consegue saber o que merece mais atenção deve checar com o gestor.

É importante não ter medo de perguntar, pois o retrabalho é pior.

O gestor, por sua vez, deve explicar que critérios de priorização usa. Assim, no futuro, o funcionário conseguirá determinar, por si mesmo, o que deve ser feito primeiro.

6) Saber dizer não

Pessoas muito prestativas acabam ajudando os outros e deixando o próprio trabalho atrasar.

Uma dica é, quando ajudar alguém, ensinar a pessoa, para que na próxima ocasião ela possa fazer sozinha.

É preciso também pesar o que é prioridade: a ajuda ou o próprio trabalho. Às vezes, dizer a que horas poderá ajudar já resolve _ até lá, pode ser que a pessoa já tenha encontrado outra solução.

7) Excesso de perfeccionismo

O perfeccionista deseja fazer sempre o melhor, mas deve se perguntar: “esse é o melhor para mim ou para quem vai receber o material?”

Em geral, o “pecado” do perfeccionista é se dedicar demais a certas atividades que não são necessárias. Por exemplo, fazer uma apresentação ou relatório quando o que foi solicitado são apenas os números finais.

Fazer algo ótimo, mas que não está alinhado com a expectativa de quem vai receber ou usar, frequentemente leva a um sentimento de frustação.

A dica para alinhar a expectativa é conversar com o cliente. Por exemplo: “você quer só os números finais ou um relatório completo para apresentação?”

Confira todas as oportunidades do Espaço do Trabalhador

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