Confira dicas para otimizar o tempo no trabalho

A capacidade de organizar bem o tempo de trabalho, produzindo adequadamente dentro dos horários de expediente, evitando horas extras e dando os retornos necessários, desafia trabalhadores nas diversas atividades profissionais.

– O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis, reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade de vida – diz Ricardo Barbosa, diretor de uma empresa de consultoria organizacional.

Segundo ele, alguns pontos potencializam essas dificuldades:

– Ausência de foco: o colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, o resultado é que nenhuma das obrigações é feita;

– Falta de concentração na tarefa em execução: o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado;

– Ausência de planejamento: não sabendo se planejar, ocorre confusão e não se estabelece prioridades;

– Acomodação que gera desmotivação: muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação;

– Procrastinação: deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã;

– Refém de ferramentas tecnológicas: as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada, como checar a caixa de correspondência toda hora.

Uma forma eficaz, segundo Barbosa, é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em: Crises, o que é importante e urgente; Urgências, o que é urgente mas não importante; Planejamento, o que é importante mas não urgente; e Rotina, nem importante e nem urgente.

– A pessoa estabelecendo bem esta relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguiremos ser produtivos – alerta o consultor.

Veja as principais dicas para otimizar seu tempo de trabalho:

:: Estabelecer prioridades

:: Disciplinar reuniões

:: Disciplinar horários para conversas

:: Estabelecer código de conduta telefônica e para eletrônicos

:: Classificar atividades que são importantes e urgentes;

:: Evitar acumular funções que não sejam suas.