Como buscar o equilíbrio na hora de organizar os arquivos digitais

A raridade torna especiais aquelas fotos desbotadas e cartas amareladas criadas no século passado, relíquias do cotidiano anteriores à era digital que as famílias tendem a guardar com cuidado. Agora que todo telefone celular tem pelo menos uma câmera, é tarefa para os mais disciplinados manter fotografias em ordem. Guardadas de maneira aleatória em smartphones, câmeras, computadores, pen drives, redes sociais, serviços de armazenamento virtual e CDs ou DVDs, estão imagens de nascimentos, casamentos e pratos de comida criados diariamente. Fotografias são apenas parte do gigantesco acervo que a tecnologia torna cada vez mais fácil e barato acessarmos, criarmos e compartilharmos. A dificuldade de organização e as dúvidas sobre a segurança desses dados crescem com a mesma velocidade. Entre o caos e a categorização inflexível, vive o equilíbrio.

É provável que ninguém tenha criado mais arquivos digitais sobre a própria vida do que Gordon Bell. O pesquisador da Microsoft anda há mais de 10 anos com uma câmera pendurada no pescoço, clicando a cada 20 segundos, e mais: gravando todas as conversas, mesmo os telefonemas. O experimento sobre o que ele chama de memória eletrônica é retratado no livro The Human Face of Big Data, parte de um projeto que analisa o grande volume de dados digitais gerados no mundo. Bell estuda o impacto que a capacidade de registro total da vida pode ter sobre a produtividade, a saúde e os relacionamentos.

Não é preciso ir tão longe para sentir os efeitos da memória digital: ela permite resgatar facilmente a instrução que o chefe deu na semana passada e a foto do passeio do último domingo. É extremamente eficiente, desde que tratada com cuidado. Mas, para os desorganizados, pode virar um pesadelo.

– Quando você não sabe onde um arquivo está, é como se ele não existisse – compara o consultor em sistemas de gerenciamento de conteúdos Wilton Tamane.

O especialista tranquiliza os menos atentos ao problema, lembrando que ninguém precisa zelar pela permanência das milhares de fotos que é capaz de fazer em um ano. O essencial é pensar sobre a relevância que o documento tem e pode ter no futuro. A dificuldade não atinge apenas o usuário doméstico, explica Tamane:

– O que as empresas estão sentindo é a mesma coisa que os consumidores. A pessoa pergunta como vai encontrar aquela foto entre as 5 mil que tirou. A empresa quer saber onde está o contrato que assinou há dois meses ou no ano passado.

O professor de pós-graduação em Ciência da Computação da PUCRS Rafael Prikladnicki entende que a necessidade de organização não é nova: sempre foi melhor colocar ordem em fotos, documentos, filmes e outros produtos. O problema é que agora, como a bagunça não é aparente, é preciso ser mais disciplinado.

– Quanto maior o volume de informação que geramos, mais difícil fica encontrá-la depois se não houver disciplina para organizá-la – adverte.

Em segurança

Espaço não é problema: pen drives poderosos são cada vez mais baratos, os computadores vêm com bastante memória e serviços gratuitos permitem o armazenamento na nuvem. Seja qual for a escolha, o importante é criar um método de organização, que inclua até o descarte periódico de arquivos sem relevância.

Quem confia em serviços como Dropbox, iCloud ou Google Drive deve prestar atenção aos termos de uso e preparar-se para possíveis, ainda que raras, instabilidades dos sistemas. A possibilidade de ter arquivos sincronizados e acessíveis em qualquer lugar com internet é a maior vantagem. Se precisar de um documento na faculdade ou no trabalho, porém, não custa levar também os itens em um pen drive.

Para arquivos não acessados com frequência ou que devem ser mantidos em sigilo, o ideal é recorrer a HDs externos ou até DVDs. Os discos, aliás, são a forma mais simples para manter informações longe de hackers. Em todo o caso, vale fazer uma revisão periódica do acervo digital, até para garantir que arquivos antigos continuem compatíveis com versões mais novas dos softwares usados para criá-los.

Como cuidar da sua coleção de arquivos

Filtre o que é relevante: o autorretrato de hoje feito no elevador não é tão importante quanto um documento sigiloso de trabalho. Não use o mesmo processo de organização para tudo.

Atenção ao smartphone: é muito prático, mas também perigoso carregar tudo apenas no celular. Só de pensar em perdê-lo, sente calafrios? Faça backup e crie senhas para conteúdos importantes.

Ordem nas pastas: para imagens, um método recomendado é separá-las em diretórios, por ano. Dentro desses, criar subpastas por assunto (férias de verão, por exemplo). Para músicas, vale a ordenação por gênero.

Aposte na tecnologia: há programas como o iPhoto, da Apple, que permite a marcação de rostos e reconhece a localização onde a imagem foi feita. A busca posterior fica mais fácil.