Artigo de especialista destaca que o funcionário tem que ir além de apenas apagar incêndio na empresa

– Todos os emails, ligações e solicitações que recebo são urgentes e não sei por onde começar.

– Por que os problemas estouram sempre na minha mão?

– Tenho a sensação de que não produzi nada ao longo do dia, mas nunca trabalhei tanto na minha vida.

– Não consigo cumprir prazos, pois sempre estou apagando incêndios e resolvendo problemas urgentes.

– Minha equipe não cumpre seu papel e tenho que resolver até as coisas pequenas.

Não sei se você vive essa realidade, mas observo essa situação todos os dias e em diversas empresas. Será que essas frases refletem o cotidiano de um gestor ou profissional capacitado? Resolver questões importantes, atender o que é urgente e trazer a solução para os problemas refletem o nível de qualificação e responsabilidade de um profissional. Mas será que você é um super trabalhador ou está apenas sofrendo da síndrome de bombeiro?

Não se ofendam, nem bombeiros e outros profissionais identificam-se com as frases acima. O ponto desta discussão está em entender o que realmente é urgente no dia a dia para otimizar os resultados. Meu amigo, se as frases acima manifestam a sua realidade, você está com dificuldades. Classifico como síndrome de bombeiro o imediatismo que acomete a maioria. Não por incompetência, mas pura e simplesmente pelos atropelos do dia. Estão acostumados simplesmente a agir sem planejar suas ações e acabam perdendo muito tempo em coisas que não são urgentes e importantes.

É importante ressaltar que bombeiros planejam muito bem, mas estão sempre atendendo chamadas para salvar vidas sem saber quando haverá o próximo pedido de socorro.

As empresas não precisam de alguém que só apague incêndio, e sim de profissionais capacitados e que cumpram seu papel de forma eficiente e precisa. As empresas necessitam de gestores capazes de nortear uma equipe e estabelecer prioridades a seus colaboradores.

Faça um simples exercício. Liste as atividades que são de sua responsabilidade e também as diversas tarefas que são designadas a você com caráter de urgência. Classifique as tarefas em quatro quadrantes: “urgentes e importantes”, “não urgentes e importantes”, “urgentes e não importantes” e, por final, “não urgentes e não importantes”.

Após fazer essa análise e organizar suas atividades por importância, irá perceber as atividades não importantes e urgentes que você investe a maior parte do seu tempo. Por isso, muitas vezes, nos sentimos improdutivos, porque as urgências são facilmente identificáveis, mas não trazem resultados significativos.

São nas atividades importantes que devemos nos concentrar, principalmente naquelas pertencentes ao quadrante dois – “importantes e não urgentes” -, que impactam diretamente na nossa produtividade. Portanto, faça um esforço e avalie a rotina. Antes de apagar incêndios classifique se a atividade não pode ser remanejada para um momento adequado. Não pare tudo para sair correndo e resolver urgências, que muitas vezes podem esperar algumas horas ou até dias, ou seja, não são tão urgentes assim. Designe a maior parte do dia para as atividades dos quadrantes superiores e você ganhará em produtividade e resultados. Determine momentos específicos para as atividades dos quadrantes três e quatro. Elas também precisam ser executadas, mas podem ocupar apenas um terço do seu dia.

Gestor, você também deve utilizar esse quadro como instrumento de comunicação com sua equipe. Experimente classificar os projetos ou clientes nessa metodologia e comunique a seus colaboradores. Se eles souberem o que é importante, o que é urgente e o que pode esperar um pouco, terão mais autonomia para resolverem por si as dificuldades que se apresentam no dia a dia. Assim, o número de “incêndios” que chegará a você será muito menor. Desta forma, poderá ocupar-se com as atividades do quadrante dois e obter resultados muito melhores.

Que os bombeiros, sejam bombeiros! E que você, seja organizado!